Sisekorraeeskiri

MTÜ TTÜ FILMIKLUBI SISEKORRAEESKIRI

Sisekorraeeskiri määrab ära MTÜ TTÜ Filmiklubi Täisliikmete, Vilistlaste, Pääsukeste ja Huviliste käitumisreeglid ja muud tegutsemiskokkulepped.

TalTech Filmiklubi eesmärgid ja olemus

1. 1. MTÜ TTÜ Filmiklubi (edaspidi Filmiklubi või FK) on Tallinna Tehnikaülikooli tudengiorganisatsioon ning on registreeritud mittetulundusühinguna Eesti äriregistris.
   2. Filmiklubi eesmärkideks on:
      1. Õpetada tudengitele audiovisuaalse meedia tootmist.
         1. Sealhulgas graafilist disaini ja turundust.
      2. Kajastada tudengielus toimuvat Tallinna Tehnikaülikoolis ja Eestis.
      3. Edendada Eesti filmiloome kogukonda läbi avalike ürituste.

Liikmestruktuur

1. 1. Filmiklubis on määratletud liikmestruktuur.
      1. Iga isik saab omada ühte staatust.
      2. Kõik, kes omavad ükskõik millist staatust, kuuluvad Filmiklubi Liikmeskonda.
      3. Iga staatusega kaasnevad õigused ja kohustused on sõnastatud allpool asuvates paragrahvides.
   2. Liikmestruktuuris on järgnevad staatused:
      1. Huviline,
      2. Pääsuke ehk noorliige,
      3. Täisliige,
      4. Vilistlane.
   3. Huviline
      1. Huviliseks saab inimene, kes on täitnud Filmiklubi kodulehel asuva liitumisankeedi.
      2. Huvilise õigusteks on:
         1. saada infot Filmiklubi tegemiste kohta;
         2. osaleda Filmiklubi koosolekutel;
         3. osaleda Filmiklubi projektides, välja arvatud projektijuhina;
         4. osaleda Filmiklubi koolitustel ja sündmustel.
      3. Huviline ei saa kasutada külaliskaarti ega tasuta Filmiklubi tehnikat.
      4. Huvilise staatusest on võimalik loobuda vabas vormis esitatud avaldusega.
   4. Pääsuke ehk noorliige
      1. Pääsukeseks ehk noorliikmeks saab huviline, kes on leidnud endale mentori.
      2. Pääsukesel on (lisaks Huvilise õigustele) õigus:
         1. osaleda Filmiklubi projektides kõigis rollides;
         2. kasutada Filmiklubi projektideks külaliskaarti ning tehnikat;
         3. taotleda juhatuselt uksekaardi õiguseid;
         4. kandideerida juhatusse.
      3. Kui Pääsuke ei ole semestri jooksul üheski projektis osalenud, arvatakse ta tagasi Huviliseks ning ta kaotab kõik Pääsukese õigused.
   5. Täisliige
      1. Täisliikmeks saab mentori ettepanekul ja juhatuse heakskiiduga Tallinna Tehnikaülikooli tudeng või vilistlane, kes on:
         1. läbinud edukalt liikmeeksamid;
         2. esitanud õigeaegselt valminud liikmefilmi.
      2. Täisliikmel on (lisaks Pääsukese õigustele) õigus:
         1. hääletada üldkoosolekutel;
         2. olla mentor;
         3. rentida tehnikat soodushinnaga;
         4. kasutada tehnikat tasuta isiklikeks projektideks (projekt, mille täideviimise eest liige ei saa tasustatud rahaliselt ega muul viisil);
         5. osaleda väljasõitudel eelisjärjekorras;
         6. kanda Filmiklubi pusa.
      3. Täisliikme kohustus on panustada Filmiklubi projektidesse ning arengusse.
      4. Liikmestaatuse säilitamiseks peab Täisliige õppeaasta jooksul osalema 3 projektis ja koguma vähemalt 200 punkti.
         1. Vastasel juhul arvatakse liige vilistlaste hulka.
   6. Vilistlane
      1. Vilistlaseks saab liige üldkoosoleku otsusega juhatuse ettepanekul või omal soovil.
      2. Vilistlasel on õigus:
         1. osaleda koolitustel ja sündmustel;
         2. rentida tehnikat soodushinnaga;
         3. saada infot Filmiklubi tegemiste kohta;
         4. osaleda Filmiklubi koosolekutel;
         5. saada üldkoosoleku nõusolekul ukseõigused Filmiklubi kontorisse;
         6. astuda üldkoosoleku nõusolekul uuesti täisliikmeks. Soovist astuda uuesti täisliikmeks tuleb eelnevalt teavitada Filmiklubi juhatuse liiget.

Kontori kasutamise kord

1. 1. Filmiklubi kontorisse ei siseneta välisjalanõudes.
      1. Jalanõud tuleb jätta selleks ettenähtud alale.
   2. Üleriideid hoiustatakse ainult kontori välisukse juures asuvas nagis.
   3. Personaalseid esemeid, mis ei kuulu Filmiklubis kasutamiseks või FK eesmärkide täitmiseks, ei hoiustata FK ruumides.
   4. Filmiklubi varaga tuleb käituda heaperemehelikult.
      1. Kui midagi läheb katki, tuleb sellest Tehnikajuhile kohe teada anda (vara hulka kuuluvad nõud, filmitehnika, arvutid, toolid jne).
      2. Pärast kasutamist tuleb kõik asjad õigele kohale tagasi panna (segaduse korral konsulteerida teiste liikmete või juhatusega).
   5. Iga Filmiklubi liige vastutab kontoris hea korra hoidmise eest.
      1. Kui kasutad Filmiklubi sööginõusid, siis tuleb need peale kasutamist kohe ära pesta ja oma kohale tagasi panna.
      2. Kui tekitad prügi, siis pane see prügikasti.
      3. Kui kontoris asuv prügikast saab täis, tuleb see tühjendada Akadeemia tee 5 kõrval asuvasse prügikonteinerisse ning panna prügikasti uus prügikott, mille leiab Filmiklubi tagatoa kapist. Kui prügikotid on otsas, teavitada Personalijuhti.
      4. Kui kasutad Filmiklubi töökohta, siis töö lõpetamisel tee koht enda järel korda.
   6. FK kontor on eelkõige FK projektide ellu viimiseks.
      1. Tööpäeviti on arvutimänge lubatud FK arvutites mängida alates kella 20st. Sedagi vaid juhul, kui keegi ei vaja arvutit FK eesmärkidega seotud tööde jaoks.
      2. FK arvutites on lubatud tegeleda isiklike projektidega, kuid arvuti kasutamise eelisõigus on FK projektidega tegeleval inimesel.
   7. Isik, kes ei ole FK Täisliige, Pääsuke ega Vilistlane, võib kontoris viibida vaid kohalolevate Täisliikmete, Pääsukeste ja Vilistlaste loaga.
      1. Mitteliikme eest vastutab tema sinna kutsunud liige. Kui tegemist on võhivõõra inimesega, vastutab pikima liikmestaatusega kontoris viibiv liige.
      2. Filmiklubiga mitteseotud isikud ei tohi üksinda kontoris viibida.
   8. Kontoris ei kasutata ühekordseid nõusid, v.a Filmiklubi ametlikel üritustel.
   9. Kontori külmkapi kasutamisel tuleb täita järgnevaid nõudeid:
      1. isiklikel asjadel peab nimi olema peale kirjutatud;
      2. külmkappi ei jäta “parim-enne” ületanud toitu;
      3. nimeta söök ja jook on kõigile kasutamiseks.
   10. Katuseluugi kasutamise kord:
       1. Katuseluuki tohib avada vaid kontori tuulutamiseks.
          1. Katusele minek on rangelt keelatud.
       2. Katuseluugi avamise luba tuleb küsida TalTechi turvateenistuselt (tel: 6202112).
       3. Katuseluugi avanud isik vastutab selle eest, et katuseluuk ei oleks lahti:
          1. öösel,
          2. sademetega,
          3. inimtühjas kontoris.

Punktisüsteemi kord

1. 1. Filmiklubis on liikmeskonna aktiivsus määratud punktidega.
   2. Punktisüsteemi eesmärk on õhutada liikmeskonda aktiivselt Filmiklubi projektides osalema.
   3. Punktisüsteem aitab otsustada näiteks, kas:
      1. inimene väärib ukseõigust;
      2. Täisliige peaks saama Vilistlaseks;
      3. Pääsuke on valmis Täisliikmeks saama.
   4. Punktide arv, mis tagab mõne eelnimetatud hüvedest, otsustatakse juhatuse poolt iga õppeaasta algul.
   5. Punkte saab iga Filmiklubi projekti eest, kus osaletakse projektijuhi, operaatori, monteerija või muu korraldaja näol.
      1. Täpse punktide arvu, mille iga projektis osaleja saab, määrab videoprojektide puhul Projektide Koordinaator koostöös projektijuhiga ja muude projektide puhul Personalijuht koostöös projektijuhiga.
      2. Erandjuhtudel saab punkte koguda ka isikliku projektiga. Vastava otsuse teeb FK juhatus.

Videopilve kasutamise kord

1. 1. Videopilv on Filmiklubi liikmetele kasutamiseks mõeldud võrguketas.
   2. Videopilve struktuur on järgnev:
      1. Arhiiv;
      2. Filmiklubi;
      3. Täisliikmed & Pääsukesed;
      4. Videoprojektid.
   3. Arhiiv
      1. Arhiivi lisatakse vanad ajaloolised materjalid.
   4. Filmiklubi
      1. Sisaldab Filmiklubi siseseks kasutamiseks ja organisatsiooni tööks vajalikke materjale.
   5. Täisliikmed & Pääsukesed
      1. Sisaldab Täisliikmete ja Pääsukeste isiklikke kaustasid.
      2. Isikliku kausta saab saavutades Filmiklubis staatuse “Pääsuke”.
      3. Isikliku kausta maht võib olla kuni 100 GB.
         1. Tuleb jälgida mõistliku kasutamise põhimõtet ehk hoida kaustas vaid asju, mis on vajalikud Filmiklubi või isiklike projektide ellu viimiseks.
      4. Eelpool mainitud liikmestaatuse kaotamisel on isikul aega 3 kuud, et oma materjalid kaustast kätte saada ja kaust tühjendada.
   6. Videoprojektid
      1. Sisaldab kaustasid kõigi Filmiklubi videoprojektide jaoks.
      2. Projektid on jaotatud aastate ja semestrite järgi alamkaustadesse, mille sees on projekti oma kaust.
      3. Videoprojektide kaustad peavad olema nimetatud vastavalt struktuurile: AAAA.KK.PP Projekti nimi.
      4. Videoprojekti kausta alamstruktuur tuleb meeskonnasiseselt otsustada, kuid eesmärk on materjali ja tegija hilisem lihtne leitavus (nt informatiivse tekstifaili kujul).

Tehnika kasutamise kord

1. 1. Filmiklubi vara tuleb kasutada heaperemehelikult.
   2. Tehnika purunemisest või kadumisest tuleb kohe teatada Tehnikajuhile.
      1. Lõhutud või kaotatud Filmiklubi vara kuulub hüvitamisele. Igat juhtumit käsitleb juhatus eraldi.
   3. Tehnika välja võtmine peab olema kirjas FK tehnikakalendris.
   4. Akud peab panema pärast kasutamist laadima.
      1. Kui laadija on täis, siis lähevad akud karpi “TÜHI”.
   5. Kõik tehnika peab pärast kasutamist panema omale kohale tagasi.
      1. Kaablid tuleb kerida korralikult kokku.
   6. Kui soovitakse FK projektiks või rendiks broneerida tehnikat, mis on juba samaks ajaks isiklikuks kasutamiseks ära broneeritud, on lubatud isikliku kasutamise broneering eemaldada.
      1. Eemaldamisest tuleb eelnevale broneerijale teada anda hiljemalt üks nädal enne broneeringu algusaega.
   7. Mälukaardid tuleb tühjendada kohe pärast kasutamist, misjärel tuleb kaart panna tagasi originaalasukohta (vastavalt kaamerasse või mälukaardi hoidjasse).
   8. Tehnikat võib broneerida kuni kolmeks päevaks (nii tasulised rendid kui isiklikuks kasutamiseks).
      1. Olukord “renditud nädalaks - kasutuses 1 päev” ei ole OK.
      2. Erandjuhud läbi rääkida Tehnikajuhiga.
   9. Tehnika peab olema tagastatud hiljemalt kalendris märgitud ajaks. Kui ei jõua, tuleb teavitada Tehnikajuhti.

Filmiklubi juhatus

Filmiklubi juhatus on Filmiklubi juhtimisorgan, mille peamine eesmärk on Filmiklubi liikmete koordineerimine ja muude allpool loetletud ülesannete vastutustundlikult täitmine.

1. Juhatus valitakse kord aastas.

1. 1. Valimised toimuvad kevadsemestri viimasel üldkoosolekul.

   1. Juhatuse mandaadi pikkus on üks õppeaasta.
   2. Juhatuste vahetus toimub 15. juulil.
   3. Filmiklubi juhatuses on järgnevad rollid:
      1. Esimees,
      2. Finantsjuht,
      3. Projektide Koordinaator,
      4. Tehnikajuht,
      5. Turundus- ja Müügijuht,
      6. Personalijuht.
   4. Ühel inimesel on lubatud juhatuses täita korraga mitut rolli.
   5. Esimees
      1. Esindab Filmiklubi.
         1. Teeb koostööd ja loob uusi sidemeid teiste tudengiorganisatsioonidega.
      2. Vastutab FK kui organisatsiooni tegevuse eest.
      3. Veendub, et teised juhatuse liikmed täidavad ametikohustusi ja on kursis organisatsiooni tegevusega.
      4. Juhatab üldkoosolekut.
      5. Korraldab juhatuse koosolekuid.
      6. Esitab ja kaitseb Tallinna Tehnikaülikooli Üliõpilasesinduse aastatoetuse taotlust.
      7. Veendub, et kontor oleks esinduslik.
   6. Finantsjuht
      1. Vastutab igapäevase raamatupidamise eest, sh:
         1. maksab, esitab ja arhiveerib arveid;
         2. menetleb FK liikmete kuluaruandeid;
         3. maksab välja FK liikmete töötasud.
      2. Peab finantsarvestust, sh:
         1. fikseerib tehinguid;
         2. vastutab finantsi füüsilise ja digitaalse dokumentatsiooni eest;
         3. arvestab kulusid ja tulusid;
         4. veendub ametlike dokumentide korrasolekus (äriregister, pank jne).
      3. Toetab projektijuhte finantsplaneerimisega.
         1. Aitab koostada projekti eelarvet.
      4. Jälgib tehnika renti ja esitab rendiarveid.
      5. Vastutab Tallinna Tehnikaülikooli Üliõpilasesindusele aastaaruande esitamise eest.
      6. Veendub esitatud projektide finantside õigsuses.
      7. Vastutab sularahakassa arvepidamise ja selle sisu eest.
      8. Korraldab kord aastas finantskoolituse Filmiklubi liikmeskonnale.
      9. Haldab eelarvestamise protsesse.
         1. Organiseerib õppeaasta algul eelarvete koostamist.
         2. Suuremad teadaolevad kulutused (sünnipäevad, motivatsiooniüritused, kontoritarbed).
      10. Esitab juhatusele kõik väljaminekud, mis on suuremad kui 250€, enne nende tegemist.
   7. Projektide Koordinaator
      1. Haldab Filmiklubis toimuvaid projekte.
         1. Jälgib projektide korrektset arhiveerimist projektide lehel.
      2. Vastutab, et projektid valmiks kokkulepitud tähtaegadeks.
      3. Suhtleb klientidega ja otsib projektijuhte.
         1. Koostab projektijuhiga hinnapakkumise.
         2. Jälgib FK meilikontot [email protected] ja Facebooki sõnumeid.
      4. On kursis tudengielus toimuvaga ja teavitab aegsasti liikmeid potentsiaalsetest projektidest.
   8. Tehnikajuht
      1. Viib end kurssi FK olemasoleva tehnikaga.
      2. Vastutab tehnika korrasolu eest, sh parandus ja uuendamine.
      3. Viib läbi inventuuri semestri lõpus.
      4. Võtab arvele uue tehnika.
      5. Hoolitseb kontoritehnika paigutuse eest.
         1. Igal tehnikaesemel peab olema oma koht.
      6. Vastutab videopilve toimimise eest, sh et oleks:
         1. piisavalt ruumi;
         2. organiseeritud;
         3. kasutajad organiseeritud ja dokumenteeritud.
      7. Seisab tehnikakoolituse korrapärase korraldamise eest.
      8. Veendub, et tehnika rendihinnakiri oleks ajakohane (koos Finantsjuhiga).
   9. Turundus- ja Müügijuht
      1. Hoiab ennast kursis sotsiaalmeedia turunduse põhimõtetega.
      2. Hoolitseb, et Filmiklubi toodang jõuaks võimalikult suure jälgijaskonnani.
         1. Jälgib, et videot jagatakse kõikjal, kus võimalik, ja kokkulepitud ajal.
      3. Haldab Filmiklubi sotsiaalmeedia kanaleid.
         1. Loob järjepidevalt uut sisu turunduskanalite jaoks.
      4. Haldab koostööpartnerite andmebaasi.
         1. Otsib aktiivselt uusi koostööpartnereid.
      5. Veendub, et FK-l oleks ühtne stiil, sh:
         1. veendub Youtube’i videote thumbnail’ide, watermark’ide ja Instagrami stiili ühtluses;
         2. loob Filmiklubi disainiga turundussuunitlusega tooteid.
      6. Organiseerib turundusalaseid arenemisvõimalusi liikmetele.
      7. Abistab projektijuhte turunduse ja müügiga.
   10. Personalijuht
       1. Korraldab üldkoosolekuid.
          1. Broneerib ruume.
          2. Kogub teemasid.
       2. Korraldab värbamiskampaaniat, sh:
          1. infotunnid,
          2. avalöögi orienteerumine.
       3. Korraldab koolitusi.
       4. Hoolitseb mentorisüsteemi toimimise eest.
       5. Veendub, et kord kuus toimuksid motivatsiooniüritused.
       6. Korraldab kord semestris arenguvestlusi pääsukestega.
       7. Hoolitseb kontori heakorra eest.
          1. Tellib kontorisse vett.
          2. Veendub, et kontoritarbed oleksid olemas.
       8. Vastutab uute liikmete vastuvõtmise eest.
          1. Korraldab liikmeeksamid.
          2. Korraldab liikmefilmide vaatamise.
       9. Korraldab Täisliikmete ja Pääsukeste ametliku tunnustamise.
       10. Korraldab FK sümboolikaga toodete tellimise.
       11. Haldab liikmeskonna nimekirja projektide lehel.
       12. Haldab meililiste.
       13. Haldab Filmiklubi kontori ukseõigusi.
       14. Korraldab Filmiklubi siseseid üritusi, sh:
           1. suvepäevad,
           2. FK sünnipäev,
           3. jõulupidu,
           4. õppeaasta lõpupidu.

Projektide korraldus

Selles peatükis kirjeldatakse, kuidas peavad projektijuhid projekte käsitlema. Filmiklubis vastutab üldiselt projektide eest Projektide Koordinaator, aga projektipõhiselt jääb vastutavaks iga projektijuht.

1. Tähtaegadest kinnipidamine

1. 1. Iga projekti juures tuleb kinni pidada tähtaegadest.

   1. 1. Kui ei ole võimalik tähtajast kinni pidada, siis esmajoones teavitada Projektide Koordinaatorit ning esitada omapoolne probleemi lahendus.
      2. Kui projekti tähtaegadest mitte kinni pidada, siis kaasnevad sellega sanktsioonid, mida käsitletakse juhtumipõhiselt.

   2. Projektide lehe kasutamine
      1. Projektide lehe kaasaegsuse eest vastutab Projektide Koordinaator.
      2. Projekti ja meeskonna andmed sisestab projektide lehele projektijuht.
         1. Õiguste puudumisel tuleb pöörduda Projektide Koordinaatori poole.
         2. Punktid tehtud tööde eest lepib projektijuht kokku Projektide Koordinaatoriga.

Filmiklubi kommunikatsioon ja sümboolika

1. 1. Kommunikatsioon
      1. Sotsiaalmeediakanalid
         1. Kanaleid haldab Turundus- ja Müügijuht.
         2. Kui liikmel on projekti raames vaja õiguseid postitamiseks, üles laadimiseks jne, siis annab õigused Turundus- ja Müügijuht.
         3. Filmiklubi juhatuse liikmetel on FK sotsiaalmeediakanalites samuti administraatoriõigused, kuid neid tohib kasutada vaid Turundus- ja Müügijuhi loal.
         4. Sotsiaalmeediakanalites tuleb järgida Filmiklubi stiiliraamatut.
            1. Video postitamisel tuleb kasutada korrektset thumbnail’i.
      2. Slack
         1. Filmiklubi siseseks kommunikatsiooniks on kasutusel Slack.
         2. Slacki kasutajaid haldab Personalijuht.
         3. Slack on kasutusel igapäevaseks vestluseks.
            1. Kogu organisatsiooni puudutav info peab olema Slackis.
      3. Meililistid
         1. Meililiste haldab Personalijuht.
         2. Meililiste kasutame oluliste teavituste ja üleskutsete jaoks.
         3. Hetkel on kasutusel järgnevad meiliaadressid:
            1. [email protected] - kogu Filmiklubi liikmeskond;
            2. [email protected] - filmiklubi liikmed;
            3. [email protected] - filmiklubi juhatus;
            4. [email protected] - filmiklubi vilistlased;
            5. [email protected] - haldab Projektide Koordinaator.
      4. Üldkoosolekud
         1. Üldkoosolekud toimuvad kogu õppeaasta jooksul vähemalt üks kord kuus.
         2. Ametlikud otsused võetakse vastu üldkoosolekul Täisliikmete häälteenamusega.
   2. Sümboolika
      1. Filmiklubil on kasutuses organisatsiooni sümboolikaga riietusesemed.
      2. Filmiklubi sümboolika kandmine on rangelt soovituslik:
         1. Tallinna Tehnikaülikoolis toimuvate tudengitele ja noortele suunatud ürituste ajal;
         2. FK korraldatud üritustel;
         3. Filmiklubi esindamisel.
      3. Tudengiüritustel ja vabal ajal on FK sümboolika kandmine lubatud.
      4. FK sümboolika kandmine on keelatud, kui oled silmnähtavalt joobes või käitud muul viisil klubi mainet kahjustavalt.